Déclaration de protection des données

Principe

1. Dans la présente déclaration de protection des données, nous, QBIC AG (ci-après “nous”, “QBIC”), expliquons comment nous collectons et traitons les données personnelles dans le cadre de notre activité commerciale, en particulier les données personnelles concernant les clients, les fournisseurs, les partenaires commerciaux, les associations professionnelles et autres, les visiteurs de nos sites web, les participants à des manifestations, les destinataires de newsletters et d’autres services ou leurs personnes de contact et collaborateurs respectifs. Il ne s’agit pas d’une description exhaustive ; le cas échéant, d’autres documents règlent des situations spécifiques. Par données personnelles, on entend toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable.
2. Lors de l’utilisation de nos sites web, les données décrites dans la présente déclaration sont traitées, en particulier les données d’accès et les cookies techniquement nécessaires.
3. Nous respectons les dispositions légales de la loi fédérale sur la protection des données (LPD), de l’ordonnance sur la protection des données (OPDo), de la loi sur les télécommunications (LTC) ainsi que d’autres dispositions relatives à la protection des données, par exemple le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (ci-après RGPD).
4. La présente déclaration de confidentialité s’applique quels que soient les domaines ou les appareils utilisés (par exemple, smartphone ou ordinateur de bureau).
5. La déclaration de protection des données est une information sur la nature, l’étendue et la finalité de l’utilisation des données personnelles par nos soins. Il s’agit d’une déclaration unilatérale qui ne nécessite pas l’accord du client, du fournisseur ou de tout autre partenaire commercial. Nous nous réservons donc le droit de modifier unilatéralement le contenu de la déclaration de protection des données à tout moment et sans préavis. Il est recommandé de consulter régulièrement notre déclaration de protection des données sur notre site web.

Traitement des données personnelles

1. Consentement au traitement des données lors de l’envoi d’une demande

En envoyant une demande, vous consentez à ce que nous traitions vos données personnelles et à ce que nous vous contactions pour traiter votre demande ou votre commande ou par tout autre moyen de communication possible (appel sur numéro de téléphone mobile ou fixe privé, e-mail sur compte de messagerie privé, SMS, fonctions de messagerie des réseaux sociaux).

2. informations sur le traitement des commandes

2.1 La condition préalable à notre activité ciblée est une information complète et correcte de la part du client, du fournisseur ou de tout autre partenaire commercial sur toutes les circonstances pertinentes, y compris celles qui ne surviennent qu’au cours d’une relation contractuelle. Nous dépendons en outre de la mise à disposition en temps utile de tous les documents nécessaires.

2.2 Sauf instructions contraires de votre part ou si les circonstances indiquent clairement le contraire, la QBIC peut échanger des informations relatives à la commande avec des collaborateurs ainsi qu’avec des tiers consultés.

3. Communication électronique / e-mail

3.1 Dans l’intérêt d’un traitement rapide, nous communiquons régulièrement par e-mail. En règle générale, la communication par e-mail n’est pas cryptée.

3.2 Sur notre site web et dans la communication directe avec les clients, nous proposons des possibilités de contact électronique, y compris des adresses électroniques générales. Si une personne nous contacte par e-mail, les données personnelles transmises sont enregistrées. Cela sert au traitement de la demande ainsi qu’à la documentation de la communication. Le stockage comprend également les informations fournies volontairement, par exemple dans le cadre de sondages.

Entité responsable

La société QBIC AG est responsable du respect des dispositions en vigueur en matière de protection des données. Si vous avez des questions concernant la protection des données, vous pouvez nous les communiquer à l’adresse de contact suivante :

QBIC AG

In der Luberzen 40, 8902 Urdorf, Suisse

info@qbic.ch

Collecte et traitement des données personnelles

Nous traitons les données personnelles (données qui identifient directement ou indirectement des personnes physiques) que nous recevons de vous ou de tiers impliqués dans le cadre de l’établissement, de l’exécution et du déroulement d’une relation contractuelle ou que nous collectons nous-mêmes.

1. Prise de contact/fourniture de prestations contractuelles

1.1 Lors de la prise de contact avec nous (par téléphone, par écrit ou par e-mail), les données personnelles sont traitées pour le traitement de la demande de contact et le déroulement en rapport avec un service/une commande concrète.

1.2 Les données personnelles sont stockées dans notre système de gestion des relations avec la clientèle (“système CRM”).

2. Collecte des données d’accès et des fichiers journaux

2.1 Sur la base de nos intérêts légitimes, nous collectons des données sur chaque accès aux serveurs web. Les données d’accès comprennent le nom du domaine consulté, la date et l’heure de la consultation, la quantité de données transmises, la notification de la réussite de la consultation, la langue et la version du logiciel de navigation, le système d’exploitation de l’utilisateur, l’URL de référence (la page visitée précédemment), l’adresse IP et le fournisseur d’accès demandeur.

2.2 Les informations du fichier journal sont stockées temporairement pour des raisons de sécurité (par exemple pour élucider des actes d’abus ou de fraude) et sont effacées après une période raisonnable. Les données dont la conservation ultérieure est nécessaire à des fins de preuve sont exclues de la suppression jusqu’à la clarification définitive de l’incident en question.

3. Gestion des dossiers

Dans la mesure où vous concluez une relation contractuelle avec nous, nous enregistrons toutes les informations qui surviennent dans le cadre de la relation contractuelle dans notre logiciel ERP et les documents physiques sont également enregistrés dans le dossier de commande au format papier. Les collaborateurs ont accès au dossier de commande électronique et physique conformément au principe du “besoin de savoir”. En règle générale, les dossiers originaux vous sont transmis directement. Vous êtes responsable de leur conservation. Il n’existe aucun droit à la tenue ou à l’archivage d’un dossier de commande.

4. Étendue

Dans le cadre d’une relation contractuelle (éventuellement en préparation), nous collectons des données spécifiques vous concernant. Il s’agit notamment des données suivantes :

• Données de base (comme le nom, le sexe, le titre, la date de naissance ou l’entreprise, le siège social, etc.)
• Coordonnées (adresse, numéro de téléphone privé et professionnel ou numéro de portable privé et professionnel, adresse e-mail privée et professionnelle, etc.)
• Autres données spécifiques à la commande, qui sont en général communiquées directement par vous, mais qui peuvent aussi provenir par exemple d’recherches sur Internet ou de la livraison de données par des tiers.
• Si vous fournissez des données personnelles par l’intermédiaire d’une tierce personne (par exemple, par l’intermédiaire d’une personne de contact), il est de votre responsabilité d’informer la tierce personne concernée du traitement que nous effectuons.

Objectifs du traitement des données et bases juridiques

Lorsque vous utilisez nos services, notre site web ou que vous avez affaire à nous, nous collectons et traitons différentes catégories de vos données personnelles. En principe, nous pouvons collecter et traiter ces données notamment aux fins suivantes :

• Communication : nous traitons les données personnelles afin de pouvoir communiquer avec vous ainsi qu’avec des tiers ou des autorités, par courrier électronique, par téléphone, par lettre ou de toute autre manière (par exemple pour répondre à des demandes, dans le cadre de la préparation ou de l’exécution d’un contrat). Cela inclut également le fait que nous pouvons occasionnellement vous envoyer des informations sur les développements au sein de notre entreprise. Cela peut se faire par exemple sous forme de newsletters (par voie électronique, par courrier, par téléphone). Vous pouvez à tout moment refuser de telles communications, ou refuser ou révoquer votre consentement à de telles communications.

• Préparation et conclusion de contrats : en vue de la conclusion d’un contrat avec vous, nous pouvons notamment nous procurer et traiter votre nom, vos coordonnées, vos procurations, vos déclarations de consentement, des informations sur des tiers (par ex. personnes de contact), le contenu du contrat, la date de conclusion, les données de solvabilité ainsi que toutes les autres données que vous mettez à notre disposition ou que nous collectons auprès de sources publiques ou de tiers.

• Gestion et exécution des contrats : nous collectons et traitons des données personnelles afin de respecter nos obligations contractuelles envers vous et d’autres partenaires contractuels (par ex. fournisseurs, prestataires de services externes ou partenaires de projet) et, en particulier, de fournir et d’exiger les prestations contractuelles. Cela comprend également le traitement des données pour l’exécution des contrats et la tenue de la comptabilité. Pour ce faire, nous traitons notamment les données que nous recevons ou avons collectées dans le cadre de l’initiation, de la conclusion et de l’exécution du contrat, ainsi que les données que nous établissons dans le cadre de nos prestations contractuelles ou que nous collectons auprès de sources publiques ou d’autres tiers. Ces données peuvent notamment inclure des comptes rendus d’entretiens, des notes, de la correspondance interne et externe, des documents contractuels et autres.

• Fonctionnement de nos sites web : afin de pouvoir exploiter nos sites web de manière sûre et stable, nous collectons des données techniques, telles que l’adresse IP, des informations sur le système d’exploitation et les paramètres de votre terminal, la région, le moment et le type d’utilisation. Nous utilisons en outre des cookies et des technologies similaires.

• Enregistrement : pour pouvoir utiliser certaines offres et prestations, vous devez vous enregistrer (directement chez nous ou via nos prestataires de services de connexion externes). Pour ce faire, nous traitons les données communiquées dans le cadre de l’enregistrement correspondant.

• Candidature à un emploi : si vous posez votre candidature à un emploi chez nous, nous collectons et traitons les données correspondantes dans le but d’examiner la candidature, de mener la procédure de candidature et, en cas de candidature retenue, de préparer et de conclure un contrat correspondant. Pour ce faire, nous traitons non seulement vos coordonnées et les données issues de la communication correspondante, mais aussi et surtout les données contenues dans votre dossier de candidature et les données supplémentaires que nous pouvons obtenir à votre sujet, par exemple à partir des réseaux sociaux professionnels, d’Internet, des médias et des références, si vous consentez à ce que nous demandions des références.

• Autres finalités : les autres finalités incluent, par exemple, des fins de formation et d’éducation ainsi que des fins administratives (par exemple, la comptabilité). Nous pouvons écouter ou enregistrer des conférences téléphoniques ou vidéo à des fins de formation, de preuve et d’assurance qualité. Dans de tels cas, nous vous en informons séparément.

Le traitement des données à caractère personnel au sein de la QBIC ne peut avoir lieu que dans le cadre de ce qui est légalement autorisé. En principe, seules les informations nécessaires à l’accomplissement des tâches de l’entreprise et en rapport direct avec l’objectif du traitement peuvent être collectées et traitées.

Le traitement des données à caractère personnel n’est autorisé qu’en présence de l’un des motifs d’autorisation décrits plus en détail ci-dessous, à savoir

• en présence d’un consentement de la personne concernée ;
• pour répondre aux demandes exprimées par les clients ;
• en cas de nécessité pour l’initiation/l’exécution d’un contrat ;
• en présence d’une autorisation légale ; ou
• en cas d’intérêt légitime, sans que les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée ne prévalent.

Utilisation du site web et autres services numériques tels que les cookies et similaires

L’utilisation de notre site web (y compris la newsletter et d’autres offres numériques) génère des données qui sont enregistrées dans des protocoles (notamment des données techniques).

Lorsque vous accédez à notre site web et que vous l’utilisez, nous collectons et enregistrons automatiquement, pour une durée limitée, les données du journal et les informations spécifiques à l’appareil. Ces informations comprennent, entre autres, des informations spécifiques sur la manière dont vous utilisez notre site web, l’adresse IP, les données d’accès et les heures d’accès, des informations sur le matériel et les logiciels, ainsi que des informations spécifiques à l’appareil et d’autres informations similaires. Nous traitons ces données sur la base de ces informations et dans la mesure où cela nous est nécessaire pour l’exploitation, la maintenance et l’amélioration de notre site web.

Transmission de données à des tiers et transfert de données à l’étranger

Vos données personnelles ne seront ni transmises, ni vendues, ni communiquées de quelque manière que ce soit à des tiers, à moins que cela ne soit nécessaire à l’exécution du contrat ou à l’accomplissement de nos tâches légales ou que vous n’y ayez expressément consenti. Les catégories de destinataires comprennent entre autres

• Prestataires de services externes ;
• Distributeurs, fournisseurs, auxiliaires ;
• les partenaires commerciaux avec lesquels nous devons coordonner nos services ;
• Autorités et services officiels nationaux et étrangers ;
• Organisations sectorielles et associations.

Nous traitons et stockons les données personnelles principalement en Suisse, mais potentiellement aussi dans d’autres pays européens ou dans le monde entier. Si un destinataire se trouve dans un pays ne disposant pas d’une protection légale adéquate des données, nous obligeons contractuellement le destinataire à respecter la protection des données applicable (nous utilisons à cet effet les clauses contractuelles types révisées de la Commission européenne, qui peuvent être consultées ici : https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj), dans la mesure où il n’est pas déjà soumis à un ensemble de règles reconnues par la loi pour garantir la protection des données et où nous ne pouvons pas nous appuyer sur une disposition d’exception. Une exception peut s’appliquer notamment en cas de procédure juridique à l’étranger, mais aussi dans des cas d’intérêts publics prépondérants ou si l’exécution d’un contrat exige une telle communication, si vous avez donné votre consentement ou s’il s’agit de données que vous avez rendues généralement accessibles et dont vous n’avez pas refusé le traitement.

Durée de conservation des données personnelles

Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales ou pour atteindre les objectifs poursuivis par le traitement, c’est-à-dire, par exemple, pendant toute la durée de la relation commerciale (de l’initiation et de l’exécution d’un contrat jusqu’à sa résiliation) et au-delà, conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Dans ce contexte, il est possible que les données personnelles soient conservées pendant la période au cours de laquelle des droits peuvent être exercés à l’encontre de notre entreprise (c’est-à-dire notamment pendant le délai de prescription légal) et dans la mesure où nous y sommes contraints par ailleurs par la loi ou si des intérêts commerciaux légitimes l’exigent (par exemple à des fins de preuve et de documentation).

Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive, telles que l’émission de directives, la formation, les solutions de sécurité informatique et de réseau, les contrôles et restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et des transmissions, la pseudonymisation et les contrôles.

Nous attirons votre attention sur le fait que certains services informatiques sont utilisés et qu’ils peuvent être liés à des risques en matière de sécurité des données (p. ex. e-mail ou vidéoconférence).

Profilage

Les données à caractère personnel ne font pas l’objet d’une prise de décision automatisée. Nous ne pratiquons pas de profilage avec les données personnelles.

Droits de la personne concernée

Dans le cadre de la législation sur la protection des données qui vous est applicable et dans la mesure où elle le prévoit (comme par exemple dans le cas du RGPD), vous avez le droit d’obtenir des informations, de rectifier, d’effacer, de limiter le traitement des données et de vous opposer à nos traitements de données, ainsi que de demander la remise de certaines données personnelles en vue de leur transfert à un autre organisme (ce que l’on appelle la portabilité des données). Veuillez toutefois noter que nous nous réservons le droit de faire valoir de notre côté les restrictions prévues par la loi, par exemple si nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, si nous avons un intérêt prépondérant à le faire (dans la mesure où nous pouvons l’invoquer) ou si nous en avons besoin pour faire valoir des droits. Si des frais sont à votre charge, nous vous en informerons au préalable.

Vous disposez d’un droit d’opposition au cas par cas. Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons liées à votre situation particulière.

Veuillez noter que l’exercice de ces droits peut être en conflit avec des accords contractuels et que cela peut avoir des conséquences telles que la résiliation anticipée du contrat ou des frais. Dans ce cas, nous vous informerons au préalable si cela n’est pas déjà prévu dans le contrat.

L’exercice de tels droits suppose généralement que vous prouviez clairement votre identité (par exemple par une copie de votre carte d’identité, lorsque votre identité n’est pas claire ou ne peut pas être vérifiée autrement). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez contacter le responsable (selon les indications de la présente déclaration de protection des données).

Toute personne concernée a en outre le droit de faire valoir ses droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente. L’autorité de protection des données compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch).

Applicabilité du règlement général de l’UE sur la protection des données

Nous ne partons pas du principe que le règlement général sur la protection des données (“RGPD”) de l’UE s’applique dans notre cas. Toutefois, si cela devait exceptionnellement être le cas pour certains traitements de données, la présente disposition s’applique en plus exclusivement aux fins du RGPD et aux traitements de données qui y sont soumis.

Nous fondons le traitement de vos données personnelles notamment sur le fait que

• elle est nécessaire, comme décrit sous “Finalités du traitement des données et bases légales”, pour l’initiation et la conclusion de contrats ainsi que pour leur gestion et leur exécution (art. 6, al. 1, let. b RGPD ;
• elle est nécessaire à la sauvegarde d’intérêts légitimes de notre part ou de tiers tels que décrits sous “Finalités du traitement des données et bases légales”, notamment pour la communication avec vous ou des tiers, pour l’exploitation de notre site web, pour l’amélioration de nos offres électroniques et l’enregistrement pour certaines offres et prestations de service, à des fins de sécurité, pour le respect du droit suisse et des réglementations internes pour notre gestion des risques et la gestion de l’entreprise et pour d’autres finalités telles que l’enseignement et la formation, l’administration, l’assurance de la preuve et de la qualité, l’organisation, la réalisation et le suivi d’événements et la sauvegarde d’autres intérêts légitimes (art. 6, alinéa 1, lettre f du RGPD) ;
• elle est prescrite ou autorisée par la loi en raison de notre mission ou de notre statut selon le droit de l’EEE ou d’un État membre (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD) ou est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’autres personnes physiques (article 6, paragraphe 1, point d) du RGPD) ;
• vous avez consenti séparément au traitement, par exemple par une déclaration correspondante sur notre site web (art. 6, al. 1, let. a et art. 9, al. 2, let. a RGPD).

Cookies

Ce site web utilise exclusivement des cookies techniquement nécessaires et des techniques de stockage comparables du navigateur (par exemple le stockage local). Ils enregistrent votre choix de langue ainsi que la prise de connaissance de l’avis relatif aux cookies. Nous n’utilisons pas de cookies à des fins d’analyse, de marketing ou de publicité, et aucune donnée n’est transmise à des prestataires tiers dans ce cadre. Vous pouvez à tout moment supprimer ou bloquer les cookies et les données enregistrées dans votre navigateur ; les fonctionnalités du site peuvent alors être limitées.

Modifications & autres

Cette déclaration de protection des données est valable à partir du 17 mars 2026. Elle peut être modifiée à tout moment par le vendeur. Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement cette déclaration.

La présente déclaration de confidentialité est disponible en plusieurs langues. En cas de divergences ou d’ambiguïtés entre les versions linguistiques, la version allemande fait foi.